在整理、编写创文正式文件时，请注意按照以下几点要求操作

各行政部门、系部：

在整理、编写创文正式文件时，请注意按照以下几点要求操作：

一、编写红头文件——在电子档案名称的前面加上行文的年月日；

例如：2016.10.14郑州市电子信息工程学校关于调整创建文明单位领导小组成员的通知（红头）

注意：在正式文件的最后是有发文机关的内容。

二、编写红头简报——在电子档案名称的前面加上行文的年月日：

例如：2016.9.14郑州市电子信息工程学校开展“两学一做”教育实践活动的简报（红头）。

三、把文号空置不填，注意结尾的发文日期。

四、在编写图文简报时请注意图片的选择，不允许使用重复图片，即一张图片在一个简报中出现多次，或在其他简报中出现。为保障唯一性，需要针对所做的工作要进行补充拍照。